开云综合(中国)有限公司官网档案管理办法

第一条 为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案的作用为学校及社会各界服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及教育部、国家档案局联合公布的《高等学校档案管理办法》（第27号令）等法规，结合学校实际，修订本办法。本办法为考核评估学校各部门档案工作的重要依据之一。

第二条 本办法所称档案，是指学校教学、科研、管理等活动中直接形成的对学校、社会及个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案是学校不可再生的宝贵财富，是记录学校工作发展的重要依据，学校所有单位和个人都应遵照《中华人民共和国档案法》承担保护和移交档案的职责。

第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，也是反映和衡量学校管理水平的重要标志之一。各单位都要重视档案工作，保证档案工作依法开展。

第五条 办公室档案科是保存和利用学校档案的专门机构，其基本职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作；

（二）拟订并贯彻落实学校关于档案工作的规章制度，对各部门档案工作进行监督、指导和检查，履行依法治档职责；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展档案学术研究和交流活动。

第六条 学校各部门的基本职责：

（一）各立卷部门的负责人负责本部门档案工作并确定适当数量的兼职档案人员具体承办；

（二）贯彻执行《开云综合(中国)有限公司官网档案管理办法》及其它档案工作文件；

（三）开展档案宣传工作，提高师生员工的档案意识；

（四）按时移交档案，做到立卷规范，归档材料齐全、完整。

第七条 档案工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和现代化管理技能。

第八条 建立档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。

第九条 学校各部门对纸质、电子以及照（胶）片、录像（录音）带等各种载体的档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党政管理类：主要包括学校党政、工会、共青团、民主党派等组织在工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料；学校的各种会议文件、会议记录及纪要、上级机关有关学校管理的文件材料。

（二）教学类：主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等纸质（含复印件）材料和电子档案。

（四）科研类：主要包括科研管理和科学研究实践活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

（五）基本建设类：主要包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

（六）仪器设备类：主要包括各种学校购置的仪器设备以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

（七）外事类：主要包括外事管理和各类外事活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

（八）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及出版集团出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（九）财会类：主要包括财会管理和财会活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

（十）声像类：主要包括学校各项活动中形成的以及与本校有关的具有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。

（十一）实物类：主要包括在教学、科研、管理等各项活动中产生的具有保存价值的物品。

第十条 学校各部门负责档案工作的人员应按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录、备考表、案卷封面，交本部门档案工作负责人检查合格审核签字，移交综合档案室。

第十一条 由多个部门合作完成的工作或项目，由主办部门将一套完整的文件材料立卷归档，协作部门保存与本部门承担任务有关的档案并将复制件送交综合档案室保存。学校与其他单位分工协作完成的项目，由承办部门兼职档案员交综合档案室保存整套档案。

第十二条 学生档案实行纸质电子双备份，由学生档案管理及形成部门负责收集扫描，归类整理后移交档案室按照相关要求统一管理。

第十三条 归档的文件材料要符合有关规范和标准。原则上要求是原件，具有凭证作用的文件材料须加盖印章。

第十四条 档案材料归档时间：

（一）党政部门和能按年度归档的部门应在次年3月底以前归档。

（二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年9月前归档。

（三）财会部门及各经济实体部门，在会计年度终了后，可暂由财会部门保管1年，期满后的次年5月底前归档。

（四）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后的两个月内归档。

（五）学生档案应在学生毕业当年12月底前归档。

（六）随时接收领导指定应接收的档案。

（七）接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方要签名盖章。

第十五条 按照校政[2015]19号关于印发《开云综合(中国)有限公司官网档案归档范围和保管期限表》的通知文件，确定档案材料的保管期限。档案部门应根据本规定并结合国家有关保管期限原则规定，对已期满的档案进行鉴定。

档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校长批准后，方可销毁。销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

第十六条 馆藏档案要采取先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，要及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案要及时数字化，加工成电子档案保管。

第十七条 对馆藏档案和资料要定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，第一时间向校领导报告，及时处理。加强档案库房的技术管理工作，建立、健全有关规章制度，并有专人负责。

第十八条 认真执行档案统计年报表制度，按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第十九条 按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何组织或者个人无权公布学校档案。

第二十条 持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

第二十一条 查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案形成部门分管校领导批准。必要时报请学校主要领导审查批准。

第二十二条 利用重要、珍贵的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经学校主要领导批准。

第二十三条 积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，须经档案形成单位同意，并报请学校主要领导批准。

第二十四条 采取多种形式，积极开展档案宣传工作。

第二十五条 加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与智慧校园建设同步进行。数字档案室是学校智慧校园建设的重要组成部分。

第二十六条 档案库房的建设要符合档案管理的要求并适应学校档案工作发展的需要。

第二十七条 有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第二十八条 干部人事档案由学校组织人事处按照相关要求管理。纪检档案按照有关规定管理。

第二十九条 本办法由办公室负责解释，自修订发布之日起执行，原办法（校办[2018]3号）同时废止。